Chỉ thị về đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

11:27, Thứ Bảy, 26-6-2021

Ngày 25/6/2021, Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

Trong những năm qua, UBND tỉnh Quảng Trị đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thống nhất và đã đạt được một số kết quả nhất định.

Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số hạn chế: Một số cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức chưa thật sự quan tâm, vẫn còn xem nhẹ vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ, việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, quản lý văn bản đi, đến thiếu chặt chẽ dẫn đến tình trạng thất lạc văn bản soạn thảo văn bản sai thể thức và kỹ thuật trình bảy; ban hành văn bản sai thẩm quyền; việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ chưa được đẩy mạnh; ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao…

Để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng quy định của pháp luật, đồng thời tiếp tục nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức và ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu giám đốc các sở, thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt những nội dung sau:

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức và quán triệt triển khai thực hiện các quy định hiện hành của pháp luật luật, các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, hướng dẫn của ngành về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý nhằm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của pháp luật.

Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản thay thế các văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành.

Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách trong tổng biên chế được giao đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định; trường hợp đã bố trí nhưng chưa đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để đáp ứng yêu cầu ngạch công chức, viên chức văn thư lưu trữ. Thực hiện đúng quy định về chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản; quản lý sao chụp văn bản, tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ công việc; công tác chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ: giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời hạn quy định. Đến năm 2025, các cơ quan, tổ chức phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể tiến hành thu thập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ tài liệu và được bảo quản, khai thác sử dụng theo đúng quy định. Tránh tình trạng phân tán, mất mát, hư hỏng tài liệu trong quá trình chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể.

Rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên cơ sở đó xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ và bảo đảm các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, từng bước chọn lọc để số hóa tài liệu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ, từng bước hiện đại hóa việc quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 3535/KH-UBND ngày 04/8/2020 của UBND tỉnh Quảng Trị về thực hiện Đề án Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2020 - 2025.

Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; nghiên cứu và áp dụng một số hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mới như cung cấp tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ (mạng LAN) và mạng toàn cầu (Internet); nghiên cứu để đưa vào áp dụng mô hình “Phòng đọc ảo”, “Phòng đọc trực tuyến” nhằm giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả, giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu từ xa; truy cập tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ đâu, nhằm quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị tài liệu lưu trữ cũng như nội dung, thành phần tài liệu đang bảo quản; hạn chế người sử dụng tài liệu tiếp xúc trực tiếp bản gốc bản chính làm xuống cấp đối với tài liệu, chống sao chụp trái phép và quản lý tài liệu lưu trữ tốt hơn.

Chủ tịch UBND cấp huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo UBND cấp xã thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã; bố trí diện tích làm kho lưu trữ để bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND cấp xã tại Lưu trữ UBND cấp xã và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Chủ tịch UBND tỉnh cũng giao nhiệm vụ cho các sở, ngành, địa phương tổ chức thực hiện…(xem chi tiết).

(BTV)

Các tin khác